Ofte stillede spørgsmål og nyttig information om klageportalen
Klageportalen for Nævnenes Hus er Planklagenævnets sagsbehandlingsplatform.
Det er her, du indsender din klage, tilføjer relevante dokumenter til sagen, og det er også her, du kan skrive en besked til nævnet.
Ofte stillede spørgsmål og nyttig information om klageportalen
-
Her kan du finde svar på ofte stillede spørgsmål om brugen af klageportalen.
Er jeg eller kan jeg blive fritaget for brug af klageportalen?
Indgivelse af klage og efterfølgende kommunikation om klagesagen skal ske via klageportalen. Planklagenævnet skal, bortset fra de tilfælde, hvor klager er fritaget for Digital Post, som udgangspunkt derfor afvise en klage, der ikke er indgivet gennem klageportalen.
Automatisk fritaget
Du er fritaget for brug af klageportalen, hvis du er fritaget for brug af Digital Post via Borgerservice, medmindre at du klager på vegne personer i fællesskab.
Hvis du klager på vegne af flere personer i fællesskab, f.eks. en forening, skal klagen indgives via klageportalen, medmindre at samtlige deltagende personer er fritaget for brug af Digital Post. Er bare en deltager i stand til at bruge digital selvbetjening, skal klagen indgives via klageportalen.
Hvis du er fritaget for brug af andre offentlige selvbetjeningsløsninger, f.eks. minretssag.dk, er du ikke automatisk fritaget for brug af klageportalen. Ønsker du at blive fritaget, skal du anmode nævnet om fritagelse.
Fritagelse efter anmodning
Der gælder en række undtagelser fra kravet om indgivelse af klage og efterfølgende kommunikation via klageportalen, herunder hvis særlige forhold gør, at du ikke må forventes at kunne anvende klageportalen. Du kan læse om, hvad særlige forhold bl.a. kan være under " Fritagelse fra klageportalen ".
Anmodning om fritagelse skal sendes til Planklagenævnet
Hvis du mener, der er særlige forhold, der gør, at du trods vejledning ikke kan forventes at kunne anvende klageportalen, kan du eller din eventuelle repræsentant sende en anmodning om fritagelse for brug af klageportalen til Planklagenævnet via mail på plan@naevneneshus.dk
Anmodningen om fritagelse for brug af klageportalen skal begrundes.
Hvis nævnet afslår din anmodning om fritagelse, får du en afgørelse og en passende frist til at indsende klagen via klageportalen. Hvis du bliver fritaget, vil førsteinstansen oprette klagen i klageportalen på dine vegne. Se nærmere herom nedenfor.
Orientér førsteinstansen
Når du eller din eventuelle repræsentant ansøger om fritagelse for brug af klageportalen, er det vigtigt, at du/I giver førsteinstansen besked herom. Så ved førsteinstansen nemlig, at der er en klage på vej. Førsteinstansen kan orienteres via mail, telefon eller ved at sende et brev.
Hvordan klager jeg, hvis jeg er eller bliver fritaget for brug af klageportalen?
Du kan sende din klage til den myndighed, der har truffet den afgørelse, du ønsker at klage over. Myndigheden skal herefter oprette klagen i klageportalen.
Efterfølgende kommunikation vil herefter foregå uden om klageportalen.
Skal alle klager indgives via klageportalen?
Klager til Planklagenævnet skal som udgangspunkt indsendes via klageportalen for Nævnenes Hus. Hvis din klage drejer sig om klager over afgørelser om aktindsigt, skal du dog ikke indsende klagen via klageportalen.
Klager, der ikke skal indsendes via klageportalen, skal i stedet sendes direkte til Planklagenævnet via Digital Post. Læs her, hvordan du sender en klage via Digital Post.
Kan jeg være anonym, når jeg klager?
Planklagenævnet og Nævnenes Hus, der bl.a. sekretariatsbetjener Planklagenævnet, kan ikke garantere dig din anonymitet over for øvrige parter, tredjemand eller førsteinstans (den myndighed, der har truffet afgørelsen, du ønsker at klage over), når du klager.
Nævnenes Hus og Planklagenævnet, er offentlige myndigheder. Vi er derfor underlagt regler om bl.a. offentlighed og åbenhed i forvaltningen, herunder regler om journaliseringspligt, notatpligt og aktindsigt. Når Nævnenes Hus eller Planklagenævnet modtager en anmodning om aktindsigt, kan vi derfor kun undtage oplysninger, hvis oplysningerne kan undtages efter reglerne i det relevante retsgrundlag.
For at en offentlig myndighed kan imødekomme et ønske om anonymitet, skal der derfor forelægge yderst tungtvejende hensyn bl.a. den pågældende persons sikkerhed.
Førsteinstans vil i forbindelse med klagens oprettelse i klageportalen få adgang til din klage, eventuelle bilag til klagen og klagekvitteringen. Klagekvitteringen indeholder de oplysninger, du oplyser ved oprettelse af klagen. Hvis dine oplysninger om dig fremgår af disse dokumenter, vil førsteinstans derfor modtage oplysningerne. F.eks. navn og adresse.
Hvordan opretter jeg en klage for virksomheder eller foreninger uden NemLogin?
For at kunne oprette en klage på klageportalen er det en forudsætning, at klager eller en tegningsberettiget for virksomheden/foreningen har et NemLogin. Det gælder også, hvis du repræsenterer en virksomhed/forening, da virksomheden/foreningen i det tilfælde skal kunne logge ind og godkende repræsentantskabet.
- Virksomhed uden NemLogin
Hvis du har en personlig ejet virksomhed, som har et CVR-nummer men ikke NemLogin, skal du anvende dit private NemLogin, når du vil oprette en klage på din virksomheds vegne. Du skal vælge muligheden "Jeg klager på egne vegne". - Forening uden NemLogin
Hvis du er formand eller bestyrelsesmedlem for en forening, som ikke har et CVR-nummer, skal du bruge dit private NemLogin, hvis foreningens tegningsregler indebærer, at du kan tegne foreningen. Du skal vælge muligheden "Jeg klager på vegne af en eller flere privatpersoner og/eller virksomheder” og derefter vælge ”En forening eller lignende, der ikke har et CVR-nr.”. På side 2 om klagers kontaktoplysninger bedes du i feltet "Navn" oplyse din rolle i foreningen samt dit fulde navn.
Her ser du et eksempel på udfyldelsen af klagetype for forening uden NemLogin:
Her ser du et eksempel på side 2, der skal udfyldes:
Hvordan opretter jeg en klage som repræsentant?
Oprettelse af klage uden stillingsfuldmagt
Når du skal oprette en klage på vegne af en anden, skal du vælge "Jeg klager på vegne af en eller flere privatpersoner og/eller virksomheder" og herefter vælge, hvem du repræsenterer. Du skal i den forbindelse sørge for at have klagers CPR- eller CVR-nummer klar.
Det er en forudsætning for at oprette en klage i klageportalen, at klager har et NemLogin. Har klager ikke et NemLogin:
- Hvis klager er en privatperson, kan der søges om fritagelse for anvendelse af klageportalen - se under punktet "Hvordan bliver man fritaget fra at bruge klageportalen?" for mere information.
- Hvis klager er en virksomhed/forening - se under punktet "Hvordan opretter jeg en klage for virksomheder eller foreninger uden NemLogin?" for mere information.
Oprettelse af klage med stillingsfuldmagt - advokater og landbrugskonsulenter
Det er muligt for advokater og landbrugskonsulenter at oprette en klage via stillingsfuldmagt, hvilket betyder, at den man klager på vegne af, ikke skal logge ind og godkende repræsentantskabet.
Når du skal oprette en klage på vegne af en anden og har en stillingsfuldmagt, skal du vælge "Jeg klager på vegne af en eller flere privatpersoner og/eller virksomheder med fuldmagt (kun relevant for advokater/konsulenter)". Se eksempel nedenfor.
Hvordan godkender jeg som klager repræsentantskabet?
Når din repræsentant har indtastet dine kontaktoplysninger i klageportalen, sender klageportalen en e-mail til dig. I e-mailen bliver du bedt om at logge ind på klageportalen med NemLogin og bekræfte repræsentantskabet.
Klagesagen er først endeligt indgivet, når du har godkendt repræsentantskabet i klageportalen. Opkrævning af et eventuelt klagegebyr vil ske, når førsteinstansen oversender klagesagen til Planklagenævnet.
Bemærk: Hvis din repræsentant har oprettet klagen med stillingsfuldmagt, modtager du ikke en e-mail fra klageportalen, fordi godkendelsen af repræsentantskabet sker automatisk.
Hvordan ændrer eller sletter jeg en repræsentant?
Sagen har status "Udfyldt" eller status "Indsendt"
Du kan selv slette eller ændre, hvem der repræsenterer dig i klageportalen.
Det gør du ved at logge ind på klageportalen, finde klagesagen, klikke på fanen "Parter" og derefter klikke på symbolet (personen) længst til højre ud for klagers repræsentant. Se eksempel nedenfor.
Sagen har status "Videresendt til nævn" eller en efterfølgende forløbsstatus
Du kan enten tilføje et dokument på klagesagen eller skrive en besked via "Skriv besked"-funktionen, hvori du enten oplyser, at du ikke længere er repræsenteret, eller angiver, hvem der skal repræsentere dig fremadrettet.
Hvordan får jeg en anden til at betale klagegebyret for mig?
Opkrævningen af et klagegebyr sker i forbindelse med, at førsteinstansen oversender din klage til Planklagenævnet. Du vil modtage en mail fra Nævnenes Hus med et betalingslink. Hvis du ikke sender betalingslinket eller betaler klagegebyret med det samme, kan du finde betalingsoversigten ved at klikke på den gule boks øverst til højre på klagesagen.
Hvis en anden skal betale klagegebyret for dig, kan du på klageportalen sende et betalingslink til betaleren via e-mail. Det gør du ved at vælge "Anden betalingsform" på betalingsoversigten.
Når du har valgt ”Anden betalingsform” og trykket på ”Send betaling videre”, skal du angive e-mailadressen, som betalingslinket skal sendes til.
Personen, der foretager betalingen, vil blive registreret som betaler, og eventuel tilbagebetaling af klagegebyret vil ske til denne person.
Nedenfor kan du se skærmbilleder fra klageportalen, der viser, hvordan du sender et betalingslink via e-mail.
Hvordan tilføjer jeg dokumenter eller skriver en besked på min klagesag?
På klageportalen kan du tilføje dokumenter ved at klikke på knappen "Tilføj dokumenter" eller skrive en besked ved at benytte "Skriv besked"-funktionen.
Når du tilføjer dokumenter, skal du sørge for at give dokumenterne et navn, der fortæller, hvad dokumenterne indeholder. Eksempelvis "luftfoto af ejendommen set fra nord", "korrespondance med kommunen fra 1. januar 2023 til 3. marts 2023" mv. Det gør sagsbehandlingen af din sag lettere.
I klageportalen kan du tilføje følgende filtyper: .doc, .docx, .dwg, .eml, .gif, .jpg, .jpeg, .mp3, .mpeg, .mpp, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .one, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .rtf, .tif, .tiff, .txt, .vsd, .vsdx, .xls, .xlsx og .xml.
En fil må maksimalt fylde 100 MB.
Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at tilføje film- eller lydfiler i klageportalen.
Hvis du har filer, der er større end 100 MB, eller film- eller lydfiler kan du enten sende et USB-stik til Nævnenes Hus, att. Planklagenævnet, Toldboden 2, 8800 Viborg eller sende en e-mail til plan@naevneneshus.dk og bede om hjælp til at dele filer med nævnet. Skriv gerne dit klagenummer i emnefeltet.
Hvordan får jeg en besked om, at der er nyt i min klagesag?
Hvis du ikke har en repræsentant
Du vil modtage en e-mail fra klageportalen, når der er nyt i din klagesag. Det sker både, når der sker et skift i sagsforløbet, og når der bliver tilføjet nye dokumenter til klagesagen. Du bør sikre dig, at e-mails fra klageportalen ikke lander i dit spamfilter, da beskeder fra Planklagenævnet kan indeholde vigtige svarfrister.
Hvis du er repræsentant for klager
Du vil som repræsentant modtage en e-mail fra klageportalen, når der er nyt i klagesagen. Det sker både, når der sker et skift i sagsforløbet, og når der bliver tilføjet nye dokumenter til klagesagen. Du bør sikre dig, at e-mails fra klageportalen ikke lander i dit spamfilter, da beskeder fra Planklagenævnet kan indeholde vigtige svarfrister.
Vær opmærksom på, at der ikke sendes en e-mail til klageren.
Generelt om beskeder fra klageportalen
Hvis et nyt dokument er gjort synlig i klageportalen, eller hvis sekretariatet for Planklagenævnet har ændret i titlen på et dokument, sender klageportalen hver dag kl. 17.00 en e-mail med orientering om, at der er nyt i klagesagen. Skifter din klage forløbsstatus vil du modtage en e-mail med det samme. Du kan derfor opleve – og oftest i forbindelse med afslutning af klagesagen – at du samme dag modtager en e-mail om skift i sagsforløbet og senere samme dag en e-mail om, at der er nye dokumenter på klageportalen.
Er det den rette e-mail, klageportalen sender beskeder til?
Du vil som udgangspunkt modtage beskeder til den e-mailadresse, som du indtastede, da du oprettede klagen.
Du kan altid logge på klageportalen og ændre den e-mailadresse, som beskeder sendes til. Det gør du ved at klikke på fanen "Parter" og herefter klikke på symbolet (blyanten) til højre. I dialogboksen, der åbner, kan du ændre e-mailadressen.
Hvordan ændrer jeg mine kontaktoplysninger?
Du kan altid logge på klageportalen og ændre dine kontaktoplysninger. Det gør du ved at klikke på fanen "Parter" og herefter klikke på symbolet (blyanten) til højre. I det nye vindue "Rediger kontaktoplysninger", der åbner, kan du ændre kontaktoplysningerne.
Når du ændrer dine kontaktoplysninger, bliver der dannet et dokument på klagesagen med dine nye kontaktoplysninger. Du vil derfor modtage en besked fra klageportalen om, at der er nye dokumenter i klagesagen.
Hvad betyder de forskellige statusser for mine handlemuligheder i klageportalen?
Herunder kan du læse mere om de forskellige statusser i klageportalen, og hvilken betydning de har for dine handlemuligheder i klageportalen.
Beskrivelse af statusser i klageportalen.Beskrivelse af status i portalen.pdf
- Virksomhed uden NemLogin
-
Her kan I finde nyttig information om klageportalen.
Hvad betyder de forskellige statusser for vores handlemuligheder i klageportalen?
Herunder kan I læse om de forskellige statusser i klageportalen, og hvilken betydning de har for jeres handlemuligheder i klageportalen.
Status "Kladde"
Hvem kan se klagesagen i klageportalen?
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
Hvem kan se dokumenter tilføjet på klageportalen?
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
Status "Udfyldt"
Hvem kan se klagesagen i klageportalen?
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant kan se klagesagen, men kan endnu ikke foretage handlinger i klagesagen
Hvem kan se dokumenter tilføjet af klager/klagers repræsentant på klageportalen?
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant
Status "Indsendt"
Hvem kan se klagesagen i klageportalen?
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant kan se og foretage handlinger i klagesagen
Hvem kan se dokumenter tilføjet på klageportalen?
- Dokumenter tilføjet af klager/klagers repræsentant
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant
- Dokumenter tilføjet af førsteinstans
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant
Status "Videresendt til nævn" og indtil klagesagen er afgjort
Hvem kan se klagesagen i klageportalen?
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant kan se og foretage handlinger i klagesagen
- Sekretariatet for Planklagenævnet
Hvem kan se dokumenter tilføjet på klageportalen?
- Før sekretariatet for Planklagenævnet har gennemgået dokumenterne
- Den, der har tilføjet dokumenterne. Hvis dokumenterne er tilføjet af klager/dennes repræsentant, er de synlige for begge
- Sekretariatet for Planklagenævnet
- Efter sekretariatet for Planklagenævnet har gennemgået dokumenterne
- Klager og dennes eventuelle repræsentant
- Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant
- Sekretariatet for Planklagenævnet
Hvordan undersøger vi, om der er klaget i en konkret klagesag?
I skal logge ind på klageportalen, hvor I kan se, om der er indgivet en klage. I kan f.eks. søge på lokaliteten, som afgørelsen omhandler. Vær opmærksom på, at lokaliteten er oplyst af klager, hvorfor der kan være uoverensstemmelser i lokaliteten.
Nye klagesager, der er oprettet i klagesagen, kan både have status "Udfyldt" og status "Indsendt". I kan læse mere om statusser under punktet "Hvad betyder de forskellige statusser for vores handlemuligheder i klageportalen?".
Hvordan skal klagen oprettes, når klager er fritaget for brug af klageportalen?
Når en borger er fritaget for brug af klageportalen, er det jeres ansvar som førsteinstans at bistå borgeren med oprettelse af klagen.
Det gør I ved at logge på klageportalen, vælge "Opret klage" og udfylde de påkrævede felter. Vær i den forbindelse opmærksom på:
- I feltet "Klager" er det vigtigt, at I vælger "Jeg opretter klage på vegne af borger som er undtaget for digital selvbetjening". Se skærmbillede nedenfor.
- I skal have borgerens CPR-nummer klar til indtastning i feltet "Repræsenterer".
Betaling af klagegebyr
Opkrævning af et eventuelt klagegebyr sker i forbindelse med jeres oversendelse af klagesagen til Planklagenævnet.
Betaling af klagegebyret håndteres som udgangspunkt ved at gennemføre en kortbetaling i forbindelse med oversendelse til Planklagenævnet. For de klagere, som ikke har et betalingskort, kan I sende et betalingslink til et familiemedlem eller lignende, som kan foretage betalingen på klagers vegne. Når I videresender betalingen, skal I sætte flueben ved, at det er modtageren af betalingslinket, som skal registreres som betaler.
Hvis den klager, som I hjælper med at oprette klagen for, ikke har et betalingskort, og heller har mulighed for at få en anden til at betale for sig, kan I kontakte klageportalsupporten på klageportalen@naevneneshus.dk. I emnefeltet bedes I skrive "Fakturaopkrævning og klagenummer xxx". Nævnenes Hus vil herefter sende en fakturaopkrævning til klager og sørge for at få klagen videre i systemet, når gebyret er betalt.
Mangler der en godkendelse af repræsentanten på klagen?
Når klagesagen har status "Udfyldt", betyder det, at klagesagen afventer
- at klager godkender repræsentantskabet.
I kan se klagesagen, men ikke foretage handlinger, når den har status "Udfyldt". I kan først foretage handlinger, når klagesagen har status "Indsendt til førsteinstans". Vær opmærksom på, at sekretariatet for Planklagenævnet ikke kan se klagesagen, før klagesagen har status "Videresendt til nævn".
Klagesagen vil være i status ”Udfyldt”, indtil repræsentantskabet er blevet godkendt.
Manglende godkendelse af repræsentantskab
Er klagen oprettet af en repræsentant for klager, der ikke har stillingsfuldmagt, sendes der automatisk en e-mail til klager, hvori denne bliver bedt om at logge ind på klageportalen og godkende repræsentantskabet.
Klager og klagers repræsentant bliver kun mindet om en eventuelt manglende godkendelse dagen efter, at klagesagen er oprettet. Såfremt repræsentantskabet stadig ikke bliver godkendt, kan I gøre klager opmærksom på den manglende godkendelse af repræsentantskabet.
I kan finde kontaktoplysninger på klager og dennes repræsentant under fanen "Parter" ved at klikke på symbolet (øjet) til højre for parten.
Har klager ikke et NemLogin?
Hvis I ved, at årsagen til den manglende godkendelse af repræsentantskab skyldes, at klager ikke har et NemLogin og derfor ikke kan logge på klageportalen, kan I sende en mail til klageportalen@naevneneshus.dk med besked om, at der er behov for hjælp til at få repræsentantskabet godkendt, så klagen kan få status "Indsendt til førsteinstans". Skriv klagenummeret i emnefeltet på e-mailen.
Hvad betyder knapperne "Genoptag", "Videresend til nævn" og "Overdrag til rette myndighed"?
Herunder kan I læse mere om knapperne "Genoptag", "Videresend til nævn" og "Overdrag til rette myndighed", og hvad disse betyder.
Knappen "Genoptag"
I skal genoptage jeres sag, hvis I efter gennemgang af klagen konstaterer, at
- Der er nye faktiske oplysninger af så væsentlig betydning, at der er en vis sandsynlighed for, at sagen ville have fået et andet resultat, hvis oplysningerne havde foreligget ved førsteinstansens tidligere stillingtagen til sagen.
- Der ved den tidligere behandling af sagen er begået væsentlige sagsbehandlingsfejl.
- Der er væsentlige nye retlige forhold, f.eks. hvis domstolene i en tilsvarende sag har underkendt førsteinstansens fortolkning eller praksis.
I kan finde Planklagenævnets praksis for genoptagelse på nævnets afgørelsesportal https://pkn.naevneneshus.dk/ - I kan f.eks. søge på ”Afslag på anmodning om genoptagelse” eller ”Genoptaget sag”.
Hvad sker der, når I klikker på knappen?
Når I klikker på knappen "Genoptag", afsluttes og lukkes sagen i klageportalen. I skal uden om klageportalen sende en orientering til klager om genoptagelsen, hvor I bør tilføje en begrundelse om, hvorfor sagen er genoptaget. Husk også at orientere øvrige parter, som kender til klagesagen.
Hvis I ved en fejl er kommet til at genoptage sagen, skal I sende en e-mail til klageportalen@naevneneshus.dk og bede om genåbning af sagen. Husk i dette tilfælde at orientere klager om fejlen.
Knappen "Videresend til nævn"
Hvis I efter at have gennemgået klagen ønsker at fastholde jeres afgørelse, skal I klikke på knappen "Videresend til nævn".
Knappen aktiveres, når I har udfyldt svarskemaet og tilføjet de obligatoriske mærkninger til dokumenterne, der er tilføjet til klagesagen.
Hvad sker der, når I klikker på knappen?
Klagesagen videresendes til Planklagenævnet.
Klager og dennes eventuelle repræsentant modtager en orientering herom, og I modtager en kvittering for videresendelse af klagesagen.
Vær opmærksom på, at klageopretter vil blive opkrævet et klagegebyr, hvis klagen er gebyrbelagt. Opkrævningen af gebyret vil ske i forbindelse med videresendelse af klagen fra førsteinstansen til Planklagenævnet.
Klageopretter vil blive særskilt orienteret via mail om opkrævning af klagegebyret.
I har mulighed for at se en gul boks på klagedetaljeside, hvor betalingsfristen oplyses.
Knappen "Overdrag til rette myndighed"
Hvis det ikke er jer, som har truffet den afgørelse, der klages over, skal I overdrage klagesagen til den rette myndighed.
Det gør I ved at klikke på knappen "Overdrag til rette myndighed" og finde den myndighed på listen, som har truffet afgørelsen.
Hvad sker der, når I klikker på knappen?
Klageportalen sender en orientering til den myndighed, I har overdraget sagen til på e-mail, med en orientering om, at de har modtaget en ny klage til behandling. I modtager en bekræftelse på e-mail, om at overdragelsen er sket.
Hvad nu hvis vi ikke har truffet en afgørelse?
Hvis I er blevet indklaget via klageportalen, men I ikke har truffet en afgørelse, skal klagen stadig videresendes til nævnet med besked herom i svarskemaet. Nedenfor finder I en guide til udfyldelse af oplysningerne.
Vær opmærksom på, at hvis der er klaget over en afgørelse, som er truffet af en anden myndighed, skal klagesagen i stedet overdrages til rette myndighed.
Oplysninger i svarskemaet
På side 2 i svarskemaet bliver I bl.a. bedt om at oplyse et journalnummer. Hvis I ikke har et journalnummer at henvise til, kan I f.eks. skrive: ”Kan ikke oplyses, da der ikke er en sag”.
På side 3 bliver I bedt om oplysninger til klagesagen, herunder:
- Er afgørelsen sendt til klager? I kan her svare ’Nej’.
- Er afgørelsen offentliggjort? I kan her svare ’Nej’
- I tekstfeltet med eventuelle bemærkninger til, hvordan klager har fået kendskab til afgørelsen, kan I kort skrive, at der ikke er truffet en afgørelse.
På side 4 bliver i spurgt til orientering af øvrige parter.
Til spørgsmålet om I har orienteret eventuelle andre parter, kan I svare ’Nej’ og i den efterfølgende boks skrive ”Ikke relevant, da der ikke er truffet en afgørelse”.
Til spørgsmålet om tilføjelse af parter, kan I svare ’Ja’, hvis der ikke er en konkret ejendomsejer, der skal anføres.
På side 5 bliver I spurgt til yderligere dokumenter, her svarer I blot ’Nej’ hele vejen igennem.
Tilføjelse af dokumenter/obligatorisk mærkning
For at kunne videresende sagen til nævnet skal der påføres obligatoriske mærkninger på dokumenter, som normalt ville skulle fremsendes til nævnet i forbindelse med en oversendelse af en sag.
I kan i den forbindelse lave word-dokumenter, hvori I angiver en kort tekst eksempelvis ’Der er ikke truffet afgørelse’, som I tilføjer til sagen, og påføre de obligatoriske mærkninger.
I bedes fortsat tilføje et dokument, hvori I oplyser nævnet om, hvorfor I mener, at der ikke er truffet en afgørelse, som kan påklages til nævnet, og mærke dokumentet ’1.instans bemærkninger’.
Hvad betyder "gruppering"?
I klageportalen er det muligt at sammenføje (gruppere) flere klagesager af samme klagetype, så jeres håndtering af klagesagerne i forbindelse med videresendelse til Planklagenævnet kan ske samlet.
Gruppering af klagesager kan f.eks. være relevant, hvis en myndighed ønsker at behandle flere klager over samme afgørelse samlet. Det forudsætter, at klagesagerne er samme klagetype.
I kan spare en række arbejdsgange ved at oprette en gruppering, da I kan foretage handlinger i klageportalen, som slår igennem på tværs af klagesagerne. I kan f.eks. tilføje dokumenter til alle klagesager i en gruppering samtidig.
Vær opmærksom på, at de tilføjede dokumenter skal være relevante for samtlige klagesager i grupperingen.
Dokumenter, der ikke er relevante for alle klagesager i grupperingen
Dokumenter, som kun vedrører én sag eller enkelte sager i en gruppering, skal tilføjes særskilt på den/de relevante sag.
Svarskema
Svarskemaer skal udfyldes på hver enkelt sag, idet klagerne kan være orienteret om afgørelsen på forskellig vis.
Hvordan grupperer jeg?
Sager kan grupperes ved at klikke på knappen "Opret gruppering". Sørg for at danne grupperingen, inden I tilføjer dokumenter på sagen. Se her hvordan:
Herefter skal I angive klagenumrene for de klagesager, som skal indgå i grupperingen. Se her hvordan:
I oversigten "Mine grupperinger" har I mulighed for at tilføje yderligere klagesager med status "Indsendt" til en gruppering. I har også mulighed for at slette hele grupperingen. Se her hvordan:
Hvor finder vi svarskemaet?
Svarskemaet findes under den orange boks i højre side af skærmbilledet. Klik på symbolet med den sorte pil for at tilgå svarskemaet. Se her hvordan:
Hvis svarskemaet er forsvundet
I har mulighed for manuelt at udfylde og tilføje svarskemaet. I finder blanketten i wordformat her. Udfyld det og tilføj den på klagesagen i klageportalen.
Hvilke parter skal tilføjes til klagesagen og hvordan?
Hvis I beslutter at fastholde jeres afgørelse og derfor videresender klagen til Planklagenævnet, er det vigtigt, at eventuelle andre parter end klager og dennes repræsentant bliver orienteret om klagen hurtigst mulig. Orientering af andre parter skal ske uden om klageportalen, og orienteringen skal tilføjes til klagesagen i klageportalen.
På klagesagen i klageportalen skal I desuden tilføje eventuelle andre parter med rollen "Anden part" under fanen "Parter". I skal i den forbindelse bruge partens e-mailadresse.
I kan læse mere om orientering af sagsparter samt hvem der betragtes som sagsparter her
Parter uden e-mail
Det er ikke muligt at oprette en sagspart i klageportalen uden at anføre en e-mailadresse. Hvis der er parter i sagen, hvor I ikke kender deres e-mailadresse, bedes I i forbindelse med klagens videresendelse til Planklagenævnet, tilføje et dokument, hvori I noterer partens navn og adresse, samt oplyser, at I ikke har partens e-mailadresse. Sekretariatet for Planklagenævnet vil efterfølgende sørge for at tilføje parten til klagen.
Kommunikation med anden part sker via Digital Post, da de ikke har adgang til klagen på klageportalen. Hvis nogle af klagesagens parter er fritaget for Digital Post, bedes I anføre dette, og kommunikation med disse parter vil da ske via fysisk post.
Hvordan tilføjer vi dokumenter eller skriver en besked på klagesagen?
På klageportalen kan I tilføje dokumenter ved at klikke på knappen "Tilføj dokumenter" eller skrive en besked ved at benytte "Skriv besked"-funktionen.
Vær opmærksom på, at jeres dokumenter ikke er synlige for klager og dennes repræsentant, når I tilføjer dem. Dokumenterne vil blive gjort synlige, når sekretariatet for Planklagenævnet har gennemgået dokumenterne.
Nå I tilføjer dokumenter, skal I sørge for at give dokumenterne et navn, der fortæller, hvad dokumenterne indeholder. Eksempelvis "luftfoto af ejendommen set fra nord", "korrespondance med klager fra 1. januar 2023 til 3. marts 2023" mv.
Vær opmærksom på, at hvis dokumentet indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger, bedes I orientere herom i forbindelse med, at dokumentet tilføjes til klagesagen i klageportalen.
I klageportalen kan I tilføje følgende filtyper: .doc, .docx, .dwg, .eml, .gif, .jpg, .jpeg, .mp3, .mpeg, .mpp, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .one, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .rtf, .tif, .tiff, .txt, .vsd, .vsdx, .xls, .xlsx og .xml.
En fil må maksimalt fylde 100 MB.
I skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at tilføje film- eller lydfiler i klageportalen.
Hvis I har filer, der er større end 100 MB, eller film- eller lydfiler kan I enten sende et USB-stik til Nævnenes Hus, att. Planklagenævnet, Toldboden 2, 8800 Viborg eller sende en e-mail til plan@naevneneshus.dk og bede om hjælp til at dele filer med nævnet. Skriv gerne klagenummeret i emnefeltet.
Hvad betyder "mærkning", og hvilke er obligatoriske?
Hvis I beslutter at videresende klagesagen til Planklagenævnet, skal I tilføje alle relevante dokumenter til sagen.
Når I har tilføjet dokumenter påføres mærkning med kategorier, der fortæller, hvad dokumenterne indeholder. Mærkningen foretages enten samtidig med, at I tilføjer dokumenter til klagesagen, eller under fanen "Dokumenter" ved at klikke på symbolet (blyanten) til højre i skærmbilledet. Se her hvordan:
Mærkningerne "Førsteinstans bemærkninger til klagen" og "Afgørelse" er gjort obligatoriske af hensyn til oplysning af sagen. Vær derudover opmærksom på, at det er førsteinstansens ansvar, at klagen inklusiv eventuelle bilag er mærket med "Klage", der ligeledes er obligatorisk. Knappen "Videresend til nævn" aktiveres først, når alle obligatoriske mærkninger er påført. Det fremgår af en orange boks øverst på klagesagen, hvilke mærkninger I mangler at tilføje.
Der findes derudover en række valgfrie mærkninger.
Ønsker I at slette en mærkning, skal I under fanen "Dokumenter" klikke på krydset til højre for det relevante dokument.
Dokumenter, som tilføjes efter, at klagen er videresendt, kan ikke påføres mærkning.
Hvordan får jeg som sagsbehandler direkte besked om nyt i klagesagen?
Adviseringer sendes som udgangspunkt til jeres officielle e-mailadresse. Hvis I ønsker, at adviseringer skal sendes direkte til en sagsbehandler, kan I inde på klagesagen ændre e-mailadressen under fanen "Parter", og adviseringer vil herefter blive sendt direkte til sagsbehandleren.
Hvis I er flere, som ønsker at blive orienteret om nyt i klagesagen, kan I benytte "Følg"-funktionen inde på klagesagen.
Hvordan "følger" jeg en klagesag?
Hvis du ønsker at følge en klagesag, skal du klikke på navnet øverst til højre i skærmbilledet og indtaste e-mailadressen på den, der skal følge klagesagen.
Aktiver herefter knappen "Følg" på den konkrete sag.
Se her hvordan:
Fandt du ikke svar på dit spørgsmål om brug af klageportalen?
Har du tekniske eller systemiske udfordringer med klageportalen, kan du sende en mail til klageportalen@naevneneshus.dk. Medsend gerne skærmbilleder med dine udfordringer.
Har du generelle spørgsmål til brugen af klageportalen, kan du kontakte os på tlf. 72 40 56 00 mandag til torsdag kl. 9-15 og fredage til kl. 12.
Klageportalen
Al kommunikation til og fra Planklagenævnet sker via klageportalen, ligesom du vil kunne følge klagen og se, hvilke dokumenter der er i klagen på klageportalen.