Sådan skal I behandle klagen

Her finder I informationer om, hvordan I behandler en klage.

Overførsel til den rigtige førsteinstans

Hvis klageren har valgt en forkert førsteinstans, er det den myndighed, som har modtaget klagen, der er ansvarlig for at videresende til korrekt førsteinstans i klageportalen.

Genvurdering og evt. genoptagelse

Inden videresendelse af klagen til nævnet bør kommunen vurdere, om klagen giver anledning til at ændre afgørelsen (genoptagelse af sagen). Hvis kommunen beslutter at genoptage sagen, skal kommunen registrere det i klageportalen. Det betyder, at klagen afsluttes, og klagen skal i så fald ikke videresendes til nævnet.

Parter i sagen

Det er vigtigt, at eventuelle andre parter i klagesagen bliver orienteret om klagen så hurtigt som muligt, hvis I beslutter at fastholde jeres afgørelse og derfor videresender klagen til nævnet.

I orienterer parterne ved at oprette dem på klagesagen i klageportalen.

Sagens parter er de personer, myndigheder, virksomheder og foreninger m.v., der har en væsentlig, individuel interesse i sagen (det vil sige det forvaltningsretlige partsbegreb). Det kan f.eks. være en ansøger eller ejendommens ejer. Beboere i området eller andre, som f.eks. har anmeldt et forhold eller sendt indsigelser til myndigheden, før der blev truffet afgørelse i sagen, er ikke sagsparter, medmindre de har en væsentlig individuel interesse i sagen.

Videresendelse til nævnet

3 ugers-frist

Hvis I fastholder jeres afgørelse, skal I videresende klagen til nævnet via klageportalen. I skal sende klagen snarest og som udgangspunkt ikke senere end 3 uger efter klagefristens udløb.

Foreløbige klager

Hvis I modtager en foreløbig klage, skal sagen dog først sendes til nævnet, når I har modtaget den uddybende klage, og I har vurderet, om afgørelsen fastholdes. I bør fastsætte en frist for uddybning over for klageren og følge op. Hvis der går lang tid, uden at klageren uddyber klagen, kan I videresende klagen til nævnet. Vi beslutter herefter, om sagen må afgøres på det foreliggende grundlag eller eventuelt afvises, hvis klagen er uegnet til at danne grundlag for behandling af sagen.

I skal videresende klagen, selvom klagefristen er overskredet, eller klagen af andre grunde ikke kan behandles af nævnet, da det er nævnet, der i så fald skal afvise klagen.

Videresendelse og orientering af sagens parter

Klagesagen skal som udgangspunkt være fuldt oplyst, når vi modtager den.

Når I videresender klagen til os, skal I samtidig sørge for at sende en kopi af jeres udtalelse og de bilag, I har uploadet i klageportalen, til klagesagens parter (typisk ansøger og klager). Husk at oplyse, at fristen for at indsende bemærkninger til nævnet er 3 uger fra modtagelsen. I bedes som førsteinstans uploade en kopi af høringsbrevet i klageportalen. Pligten til at give parterne en 3-ugers frist gælder også i de tilfælde, hvor I vurderer, at der ikke er behov for yderligere bemærkninger.

I kan anvende klageportalen til at orientere sagens parter om jeres udtalelse. Det forudsætter, at I opretter sagsparterne på klagesagen i klageportalen med de relevante e-mailadresser. Hvis I ikke vil benytte klageportalen, skal I sende udtalelsen til parterne via e-Boks eller som brev.

Hvis store kortplaner eller lignende fysiske sagsakter indgår i sagen, sendes disse separat pr. post eller elektronisk via sikker mail til .

De filer, som uploades i klageportalen, skal være adskilte og så vidt muligt navngivet efter deres indhold, dvs. ikke som sammenhængende tiff-fil eller pdf-fil med alle sagens dokumenter.