• Gå til indhold
  • Skift cookie indstillinger
Gå til forsiden
  • Kontakt
  • Webinarer
  • Nævnsoversigt
  • Afgørelsesportaler
  • Nævnsoversigt
  • Afgørelsesportaler
  • Kontakt
  • Webinarer
  1. Forside
  2. Nævnsoversigt
  3. Energiklagenævnet
  4. Til førsteinstanser
  5. Nyttig information om klageportalen for førsteinstanser

Nyttig information om klageportalen for førsteinstanser

Klageportalen for Nævnenes Hus er Planklagenævnets sagsbehandlingsplatform.

Her finder I nyttig information om brugen af klageportalen.

Mægler.png

Nyttig information om klageportalen for førsteinstanser

  • Herunder kan I læse om de forskellige statusser i klageportalen, og hvilken betydning de har for jeres handlemuligheder i klageportalen.

    Status "Kladde"

    Hvem kan se klagesagen?

    • Klager

    Hvem kan se dokumenter tilføjet på klageportalen?

    • Klager og dennes eventuelle repræsentant

    Status "Udfyldt"

    Hvem kan se klagesagen i klageportalen?

    • Klager og dennes eventuelle repræsentant
    • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant kan se klagesagen, men kan endnu ikke foretage handlinger i klagesagen

    Hvem kan se dokumenter tilføjet af klager/klagers repræsentant på klageportalen?

    • Klager og dennes eventuelle repræsentant
    • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant

    Status "Indsendt"

    Hvem kan se klagesagen i klageportalen?

    • Klager og dennes eventuelle repræsentant
    • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant kan se og foretage handlinger i klagesagen

    Hvem kan se dokumenter tilføjet på klageportalen?

    • Dokumenter tilføjet af klager/klagers repræsentant
      • Klager og dennes eventuelle repræsentant
      • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant
    • Dokumenter tilføjet af førsteinstans
      • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant

    Status "Videresendt til nævn" og indtil klagesagen er afgjort

    Hvem kan se klagesagen i klageportalen?

    • Klager og dennes eventuelle repræsentant
    • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant kan se og foretage handlinger i klagesagen
    • Sekretariatet for Planklagenævnet

    Hvem kan se dokumenter tilføjet på klageportalen?

    • Før sekretariatet for Planklagenævnet har gennemgået dokumenterne
      • Den, der har tilføjet dokumenterne. Hvis dokumenterne er tilføjet af klager/dennes repræsentant, er de synlige for begge
      • Sekretariatet for Planklagenævnet
    • Efter sekretariatet for Planklagenævnet har gennemgået dokumenterne
      • Klager og dennes eventuelle repræsentant
      • Førsteinstans og dennes eventuelle repræsentant
      • Sekretariatet for Planklagenævnet

  • I skal logge ind på klageportalen, hvor I kan se, om der er indgivet en klage. I kan f.eks. søge på lokaliteten, som afgørelsen omhandler. Vær opmærksom på, at lokaliteten er oplyst af klager, hvorfor der kan være uoverensstemmelser i lokaliteten.

    Nye klagesager, der er oprettet i klagesagen, kan både have status "Udfyldt" og status "Indsendt". I kan læse mere om statusser under punktet "Hvad betyder de forskellige statusser for vores handlemuligheder i klageportalen?".

  • Når en borger er fritaget for brug af klageportalen, er det jeres ansvar som førsteinstans at bistå borgeren med oprettelse af klagen.

    Det gør I ved at logge på klageportalen, vælge "Opret klage" og udfylde de påkrævede felter. Vær i den forbindelse opmærksom på:

    • I feltet "Klager" er det vigtigt, at I vælger "Jeg opretter klage på vegne af borger som er undtaget for digital selvbetjening". Se skærmbillede nedenfor.
    • I skal have borgerens CPR-nummer klar til indtastning i feltet "Repræsenterer".

    Screen dump fra klageportalen

    Betaling af klagegebyr

    Når I opretter klagen på vegne af klager, skal I også bistå klager med betaling af klagegebyr.

    Betaling af klagegebyret håndteres som udgangspunkt ved at gennemføre en kortbetaling i forbindelse med klageoprettelsen. For de klagere, som ikke har et betalingskort, kan I sende et betalingslink til et familiemedlem eller lignende, som kan foretage betalingen på klagers vegne. Når I videresender betalingen, skal I sætte flueben ved, at det er modtageren af betalingslinket, som skal registreres som betaler.

    Hvis den klager, som I hjælper med at oprette klagen for, ikke har et betalingskort, og heller har mulighed for at få en anden til at betale for sig, kan I kontakte klageportalsupporten på klageportalen@naevneneshus.dk. I emnefeltet bedes I skrive "Fakturaopkrævning og klagenummer xxx". Nævnenes Hus vil herefter sende en fakturaopkrævning til klager og sørge for at få klagen videre i systemet, når gebyret er betalt. 

    Screen dump fra klageportalen

  • Når klagesagen har status "Udfyldt", betyder det, at klagesagen afventer

    • at klager godkender repræsentantskabet og/eller
    • at klager eller dennes repræsentant betaler klagegebyret. 

    I kan se klagesagen, men ikke foretage handlinger, når den har status "Udfyldt". I kan først foretage handlinger, når klagesagen har status "Indsendt". Vær opmærksom på, at sekretariatet for Planklagenævnet ikke kan se klagesagen, før klagesagen har status "Videresendt til nævn". 

    Betales klagegebyret ikke til tiden, afsluttes klagesagen automatisk i klageportalen. Det samme gælder ikke for manglende godkendelse af repræsentantskab.

    Manglende godkendelse af repræsentantskab

    Er klagen oprettet af en repræsentant for klager, der ikke har stillingsfuldmagt, sendes der automatisk en e-mail til klager, hvori denne bliver bedt om at logge ind på klageportalen og godkende repræsentantskabet. 

    Klager og klagers repræsentant bliver kun mindet om en eventuelt manglende godkendelse dagen efter, at klagesagen er oprettet. Såfremt repræsentantskabet stadig ikke bliver godkendt, kan I gøre klager opmærksom på den manglende godkendelse af repræsentantskabet.

    I kan finde kontaktoplysninger på klager og dennes repræsentant under fanen "Parter" ved at klikke på symbolet (øjet) til højre for parten. 

    Billede der viser, hvor man skal klikke

    Har klager ikke et NemID/MitID?

    Hvis I ved, at årsagen til den manglende godkendelse af repræsentantskab skyldes, at klager ikke har NemID/MitID og derfor ikke kan logge på klageportalen, kan I sende en mail til klageportalen@naevneneshus.dk med besked om, at der er behov for hjælp til at få repræsentantskabet godkendt, så klagen kan få status "Indsendt". Skriv klagenummeret i emnefeltet på e-mailen.

  • Herunder kan I læse mere om knapperne "Genoptag", "Videresend til nævn" og "Overdrag til rette myndighed", og hvad disse betyder.

    Knappen "Genoptag"

    I skal genoptage jeres sag, hvis I efter gennemgang af klagen konstaterer, at 

    1. Der er nye faktiske oplysninger af så væsentlig betydning, at der er en vis sandsynlighed for, at sagen ville have fået et andet resultat, hvis oplysningerne havde foreligget ved førsteinstansens tidligere stillingtagen til sagen.
    2. Der ved den tidligere behandling af sagen er begået væsentlige sagsbehandlingsfejl.
    3. Der er væsentlige nye retlige forhold, f.eks. hvis domstolene i en tilsvarende sag har underkendt førsteinstansens fortolkning eller praksis.

    I kan finde Planklagenævnets praksis for genoptagelse på nævnets afgørelsesportal https://pkn.naevneneshus.dk/ - I kan f.eks. søge på ”Afslag på anmodning om genoptagelse” eller ”Genoptaget sag”.

    Hvad sker der, når I klikker på knappen?

    Når I klikker på knappen "Genoptag", afsluttes og lukkes sagen i klageportalen. I skal uden om klageportalen sende en orientering til klager om genoptagelsen, hvor I bør tilføje en begrundelse om, hvorfor sagen er genoptaget. Husk også at orientere øvrige parter, som kender til klagesagen.

    Hvis I ved en fejl er kommet til at genoptage sagen, skal I sende en e-mail til klageportalen@naevneneshus.dk og bede om genåbning af sagen. Husk i dette tilfælde at orientere klager om fejlen.

    Knappen "Videresend til nævn"

    Hvis I efter at have gennemgået klagen ønsker at fastholde jeres afgørelse, skal I klikke på knappen "Videresend til nævn".

    Knappen aktiveres, når I har udfyldt svarskemaet og tilføjet de obligatoriske mærkninger til dokumenterne, der er tilføjet til klagesagen.

    Hvad sker der, når I klikker på knappen?

    Klagesagen videresendes til Planklagenævnet.

    Klager og dennes eventuelle repræsentant modtager en orientering herom, og I modtager en kvittering for videresendelse af klagesagen.

    Knappen "Overdrag til rette myndighed"

    Hvis det ikke er jer, som har truffet den afgørelse, der klages over, skal I overdrage klagesagen til den rette myndighed.

    Det gør I ved at klikke på knappen "Overdrag til rette myndighed" og finde den myndighed på listen, som har truffet afgørelsen.

    Hvad sker der, når I klikker på knappen?

    Klageportalen sender en orientering til den myndighed, I har overdraget sagen til på e-mail, med en orientering om, at de har modtaget en ny klage til behandling. I modtager en bekræftelse på e-mail, om at overdragelsen er sket. 

  • I klageportalen er det muligt at sammenføje (gruppere) flere klagesager af samme klagetype, så jeres håndtering af klagesagerne i forbindelse med videresendelse til Planklagenævnet kan ske samlet. 

    Gruppering af klagesager kan f.eks. være relevant, hvis en myndighed ønsker at behandle flere klager over samme afgørelse samlet. Det forudsætter, at klagesagerne er samme klagetype.

    I kan spare en række arbejdsgange ved at oprette en gruppering, da I kan foretage handlinger i klageportalen, som slår igennem på tværs af klagesagerne. I kan f.eks. tilføje dokumenter til alle klagesager i en gruppering samtidig. 

    Vær opmærksom på, at de tilføjede dokumenter skal være relevante for samtlige klagesager i grupperingen. 

    Dokumenter, der ikke er relevante for alle klagesager i grupperingen

    Dokumenter, som kun vedrører én sag eller enkelte sager i en gruppering, skal tilføjes særskilt på den/de relevante sag. 

    Svarskema

    Svarskemaer skal udfyldes på hver enkelt sag, idet klagerne kan være orienteret om afgørelsen på forskellig vis. 

    Hvordan grupperer jeg?

    Sager kan grupperes ved at klikke på knappen "Opret gruppering". Sørg for at danne grupperingen, inden I tilføjer dokumenter på sagen. Se her hvordan:

    Screen dump fra klageportalen

    Herefter skal I angive klagenumrene for de klagesager, som skal indgå i grupperingen. Se her hvordan:

    Screen dump fra klageportalen

    I oversigten "Mine grupperinger" har I mulighed for at tilføje yderligere klagesager med status "Indsendt" til en gruppering. I har også mulighed for at slette hele grupperingen. Se her hvordan:

    Screen dump fra klageportalen

  • Svarskemaet findes under den orange boks i højre side af skærmbilledet. Klik på symbolet med den sorte pil for at tilgå svarskemaet. Se her hvordan:

    Screen dump fra klageportalen

    Hvis svarskemaet er forsvundet

    I har mulighed for manuelt at udfylde og tilføje svarskemaet. I finder blanketten i wordformat her. Udfyld det og tilføj den på klagesagen i klageportalen.

  • Hvis I beslutter at fastholde jeres afgørelse og derfor videresender klagen til Planklagenævnet, er det vigtigt, at eventuelle andre parter end klager og dennes repræsentant bliver orienteret om klagen hurtigst mulig. Orientering af andre parter skal ske uden om klageportalen, og orienteringen skal tilføjes til klagesagen i klageportalen. 

    På klagesagen i klageportalen skal I desuden tilføje eventuelle andre parter med rollen "Anden part" under fanen "Parter". I skal i den forbindelse bruge partens e-mailadresse.

    I kan læse mere om orientering af sagsparter samt hvem der betragtes som sagsparter her

    • Planklagenævnet

    Parter uden e-mail

    Det er ikke muligt at oprette en sagspart i klageportalen uden at anføre en e-mailadresse. Hvis der er parter i sagen, hvor I ikke kender deres e-mailadresse, bedes I i forbindelse med klagens videresendelse til nævnet, tilføje et dokument, hvori I noterer partens navn og adresse, samt oplyser, at I ikke har partens e-mailadresse. Sekretariatet for Planklagenævnet vil efterfølgende sørge for at tilføje parten til klagen. 

    Kommunikation med anden part sker via Digital Post, da de ikke har adgang til klagen på klageportalen. Hvis nogle af klagesagens parter er fritaget for Digital Post, bedes I anføre dette, og kommunikation med disse parter vil da ske via fysisk post. 

  • På klageportalen kan I tilføje dokumenter ved at klikke på knappen "Tilføj dokumenter" eller skrive en besked ved at benytte "Skriv besked"-funktionen.

    Vær opmærksom på, at jeres dokumenter ikke er synlige for klager og dennes repræsentant, når I tilføjer dem. Dokumenterne vil blive gjort synlige, når sekretariatet for Planklagenævnet har gennemgået dokumenterne.

    Visning af funktionerne "Tilføj dokumenter" og "Skriv besked"

    Nå I tilføjer dokumenter, skal I sørge for at give dokumenterne et navn, der fortæller, hvad dokumenterne indeholder. Eksempelvis "luftfoto af ejendommen set fra nord", "korrespondance med klager fra 1. januar 2023 til 3. marts 2023" mv.

    Vær opmærksom på, at hvis dokumentet indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger, bedes I orientere herom i forbindelse med, at dokumentet tilføjes til klagesagen i klageportalen. 

    I klageportalen kan I tilføje følgende filtyper: .doc, .docx, .dwg, .eml, .gif, .jpg, .jpeg, .mp3, .mpeg, .mpp, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .one, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .rtf, .tif, .tiff, .txt, .vsd, .vsdx, .xls, .xlsx og .xml.

    En fil må maksimalt fylde 100 MB.

    I skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at tilføje film- eller lydfiler i klageportalen.

    Hvis I har filer, der er større end 100 MB, eller film- eller lydfiler kan I enten sende et USB-stik til Nævnenes Hus, att. Planklagenævnet, Toldboden 2, 8800 Viborg eller sende en e-mail til plan@naevneneshus.dk og bede om hjælp til at dele filer med nævnet. Skriv gerne klagenummeret i emnefeltet.

  • Hvis I beslutter at videresende klagesagen til Planklagenævnet, skal I tilføje alle relevante dokumenter til sagen.

    Når I har tilføjet dokumenter påføres mærkning med kategorier, der fortæller, hvad dokumenterne indeholder. Mærkningen foretages enten samtidig med, at I tilføjer dokumenter til klagesagen, eller under fanen "Dokumenter" ved at klikke på symbolet (blyanten) til højre i skærmbilledet. Se her hvordan:

    Screen dump fra klageportalen

    Mærkningerne "Førsteinstans bemærkninger til klagen" og "Afgørelse" er gjort obligatoriske af hensyn til oplysning af sagen. Vær derudover opmærksom på, at det er førsteinstansens ansvar, at klagen inklusiv eventuelle bilag er mærket med "Klage", der ligeledes er obligatorisk. Knappen "Videresend til nævn" aktiveres først, når alle obligatoriske mærkninger er påført. Det fremgår af en orange boks øverst på klagesagen, hvilke mærkninger I mangler at tilføje. 

    Der findes derudover en række valgfrie mærkninger.

    Ønsker I at slette en mærkning, skal I under fanen "Dokumenter" klikke på krydset til højre for det relevante dokument.

    Dokumenter, som tilføjes efter, at klagen er videresendt, kan ikke påføres mærkning. 

  • Adviseringer sendes som udgangspunkt til jeres officielle e-mailadresse. Hvis I ønsker, at adviseringer skal sendes direkte til en sagsbehandler, kan I inde på klagesagen ændre e-mailadressen under fanen "Parter", og adviseringer vil herefter blive sendt direkte til sagsbehandleren.

    Hvis I er flere, som ønsker at blive orienteret om nyt i klagesagen, kan I benytte "Følg"-funktionen inde på klagesagen.

  • Hvis du ønsker at følge en klagesag, skal du klikke på navnet øverst til højre i skærmbilledet og indtaste e-mailadressen på den, der skal følge klagesagen.

    Aktiver herefter knappen "Følg" på den konkrete sag. 

    Se her hvordan:

    Screen dump fra klageportalen

Fandt I ikke svar på jeres spørgsmål om brug af klageportalen?

Har I tekniske eller systemiske udfordringer med klageportalen, kan I sende en mail til klageportalen@naevneneshus.dk. Medsend gerne skærmbilleder med jeres udfordringer.

Har I generelle spørgsmål til brugen af klageportalen, kan I kontakte os på tlf. 72 40 56 00 mandag til torsdag kl. 9-15 og fredage til kl. 12.

Klageportalen

Al kommunikation til og fra Planklagenævnet sker via klageportalen, ligesom I vil kunne følge klagen og se, hvilke dokumenter der er i klagen på klageportalen.

Gå direkte til klageportalen

Kontakt

Nævnenes Hus
Toldboden 2
8800 Viborg
+45 72405600
nh@naevneneshus.dk  
EAN: 5798000026070
CVR: 37795526

Åbningstider

Reception
Man - Fre 10.00 - 15.00

Telefontider
Man - Tors 9.00 - 15.00
Fre 9.00-12.00

Links

  • Nævnsoversigt
  • Karriere
  • Informationer
  • Tilgængelighedserklæring
  • Whistleblowerordning
  • Cookies
  • Privatlivspolitik
  • Nævnenes Hus' energiforbrug og energimærke

Følg os

Eksternt link til Nævnenes Hus LinkedIn profil