Når borgere skal sende en klage og efterfølgende kommunikere med Planklagenævnet, sker det via klageportalen. Der er dog undtagelser, som I kan læse mere om her.
Indgivelse af klage til og efterfølgende kommunikation om klagesagen med Planklagenævnet skal ske via klageportalen. Nævnet skal som udgangspunkt afvise en klage, der ikke indgives ved digital selvbetjening.
Der gælder dog fem undtagelser:
Borgeren er automatisk fritaget:
Fritagelse efter anmodning:
Lovbemærkningerne giver en række eksempler på fritagelsesgrunde.
Fritaget fra obligatorisk tilslutning til Digital Post (Automatisk fritaget)
Hvis borgeren, der ønsker at klage, er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Digital Post, er borgeren automatisk fritaget for brug af klageportalen.
Hvis I modtager en klage over en afgørelse, som I har truffet, uden, at klagen er indgivet i klageportalen, skal I undersøge, hvorvidt klagen er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Digital Post. Borgere, der alene er fritaget fra brug af andre offentlige selvbetjeningsløsninger, f.eks. minretssag.dk eller lignende, er ikke automatisk fritaget fra klageportalen.
Hvis borgerne er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Digital Post, skal I oprette klagen i klageportalen på vegne af borgeren.
Særlige forhold kan være, hvor der tales om borgere med særlige handicap, såvel som fysiske som kognitiv funktionsnedsættelse, herunder eksempelvis demens. Ligeledes for borgere, der mangler digitale kompetencer, visse sociale udsatte borgere, borgere med psykiske lidelser, borgere med sprogvanskeligheder, hvor hjælp og vejledning fra myndigheden eller nævnet ikke konkret vurderes at være en egnet løsning. Der kan således foreligge særlige forhold for nogle borgere fra de nævnte grupper, der gør, at borgeren ikke kan anvende digital selvbetjening. Tilsvarende vil der også være nogle borgere fra de nævnte grupper, der kan anvende digital selvbetjening, og som derfor er forpligtet til at anvende denne.
Særlige forhold kan også gøre sig gældende, hvor klager ikke kan få udstedt NemLogin, fordi klager ikke har et personnummer eller ikke kan legitimere sig fyldestgørende.
Det forudsættes i øvrigt, at klage fra flere personer i fællesskab, f.eks. en forening, skal foretages digitalt, hvis blot én af de deltagende personer er i stand til at indgive klagen ved anvendelse af digital selvbetjening.
En borger kan anmode Planklagenævnet om fritagelse for brug af klageportalen ved at sende en mail til Planklagenævnet via mail på plan@naevneneshus.dk.
Hvis I modtager en anmodning om fritagelse for brug af klageportalen, skal I sende anmodningen via sikker mail til Planklagenævnet sammen med den påklagede afgørelse.
Planklagenævnet tager herefter hurtigst muligt stilling til, om anmodningen kan imødekommes. Det kan forinden være nødvendigt at indhente yderligere oplysninger, der kan belyse, hvis der foreligger særlige forhold, der kan føre til fritagelse. I så fald fremsender nævnet en anmodning herom til klager. Nævnets afgørelse sendes til førsteinstansen og sagens parter.
Hvis nævnet imødekommer anmodningen om fritagelse, indgiver borgeren sin klage til jer pr. mail eller brev. I indlæser herefter - på vegne af borgeren - klagen i klageportalen og sagsbehandler klagen i klageportalen.
Hvis ikke nævnes imødekommer anmodningen om tagelse, skal borgeren selv indgive sin klage i klageportalen inden for en fastsat frist.
Hvis I modtager en klage, der er mangelfuld, fordi der ikke er anvendt digital selvbetjening, skal I vejlede klager om, hvordan den digitale selvbetjening bruges.
Det forudsætter naturligvis, at I er i stand til at hjælpe borgeren med helt grundlæggende spørgsmål. Det kan f.eks. være, at borgeren som udgangspunkt har pligt til at bruge klageportalen, hvor borgeren finder klageportalen, kontaktoplysninger til support mm
Planklagenævnet afgør, om en klage er blevet indgivet inden klagefristens udløb.
Hvis en anmodning om fritagelse fra klageportalen kommer til jer (eller nævnet) inden klagefristen er udløbet , skal den som udgangspunkt tillægges samme retsvirkning som en klage indgivet i klageportalen, f.eks. med hensyn til opsættende virkning.
Hvis en klage først sendes uden brug af den digitale selvbetjening inden klagefristens udløb, og derefter sendes via den digitale selvbetjening efter klagefristens udløb, anser nævnet klagen som sendt rettidigt. Situationen svarer til, hvad der i øvrigt gælder, hvis en klage er sendt til en forkert adresse.
Hvis anmodningen om fritagelse for brug af klageportalen imødekommes af nævnet og der er mindre end 14 dage til klagefristens udløb, får klager en frist på ca. 2 uger til at sende den egentlige klage til jer.
I alle klageregler er indsat en bestemmelse om, at hvis en klage ikke indgiver via digital selvbetjening, skal myndigheden snarest videresende klagen til Planklagenævnet. I de tilfælde gælder bestemmelserne om fremsendelse inden 3 uger med bemærkninger og sagsakter ikke - dvs. Jeg skal alene sende anmodningen om undtagelse/klagen og den påklagede afgørelse.
Indsendelse sker via Digital Post. Nævnet henstiller, at I videresender anmodningen i løbet af få dage, så sagens parter hurtigt kan få svar på anmodningen om fritagelse fra klageportalen. Den sædvanlige regel om, at jeg skal videresende sagen til Planklagenævnet snarest og som udgangspunkt inden 3 uger, skal regnes fra I modtager den egentlige klage.
