Til kommuner

• Når Byggeklageenheden modtager en klage, vil sagen inden for kort tid blive screenet af en sagsbehandler.
• I modtager en orientering om, at der er en klage samt kopi af klagen.
• Hvis Byggeklageenheden ikke kan behandle klagen, vil I modtage en kopi af Byggeklageenheden afgørelse om afvisning.
• Hvis Byggeklageenheden umiddelbart kan behandle sagen, sender Byggeklageenheden sagen i høring hos jer med en frist på 3 uger.
• Der kan godt gå et stykke tid, fra sagen har været i høring til Byggeklageenheden træffer afgørelse. Dette skyldes, at der er et stort antal sager til behandling.

Her finder I informationer om, hvordan I skal håndtere sager gennem klageportalen. Der er nemlig forskel på, hvordan I fremsender sager til Planklagenævnet igennem klageportalen, og hvordan processen for Nævnenes Hus, Byggeklageenheden er i klageportalen. 

Alle klager, der bliver modtaget i Nævnenes Hus, Byggeklageenheden vil blive oprettet i klageportalen, også selvom klagen modtages via e-mail. Sådan at I har adgang til alle sager via klageportalen.

Fremgangsmåden:

Når klageren indgiver en klage til Byggeklageenheden gennem klageportalen, bliver sagen oprettet med det samme og kommunen får en advisering om, at der er indgivet en klage.

En klage modtaget gennem f.eks. e-mail, vil blive oprettet og herefter synkroniseret med klageportalen, så I vil kunne se alle sager igennem klageportalen.

Klageprocessen vil herefter være, som beskrevet her

Kommunen og klager vil blive orienteret via klageportalen, når der kommer nyt på sagen. Andre parter på sagen bliver orienteret via Digital Post, da de ikke har adgang til klageportalen.

Fortrolige oplysninger:

Klager og dennes eventuelle repræsentant har adgang til alt materiale, I tilføjer på sagen i klageportalen. Vær opmærksom, hvis jeres sag indeholder fortrolige oplysninger, som ikke skal komme til klagers eller dennes repræsentants kendskab.

Dette er en oversigt over, hvad Byggeklageenheden skal bruge fra jer, og hvad en udtalelse skal indeholde

• Jeres resumé af sagen, herunder en præcisering af det hændelsesforløb der ligger forud for klagen.
• Jeres stillingtagen til alle klagepunkterne. I skal angive, hvis et eller flere klagepunkter efter jeres opfattelse ikke vedrører byggeloven.
• Oplysninger om, hvornår og via hvilket medie afgørelsen er sendt til klageren.
  • Dette har betydning for vurderingen af, om klageren er blevet individuelt klagevejledt, og hvornår afgørelsen er kommet frem.
• En liste over sagens akter
• Kopi af de relevante akter, der har indgået i jeres behandling af sagen, herunder ansøgningen, afgørelsen, rapporter, beregninger og evt. andet relevant.
  • Byggeklageenheden ønsker ikke en fuld aktindsigt af alle sagens dokumenter, fordi der kan være mange dokumenter, der ikke er relevante for Byggeklageenhedens behandling.
• Mangler Byggeklageenheden yderligere dokumenter, vil Byggeklageenheden anmode jer om at fremsende dette.
  

• Byggeklageenheden fastsætter tidsfrister af hensyn til sagens fremdrift.
• Kan I ikke nå at fremsende en udtalelse eller andet inden for den fastsatte frist, er det vigtigt, at I tager kontakt til Byggeklageenheden og meddeler, hvornår I forventer at kunne fremsende det efterspurgte.
• Byggeklageenheden meddeler fristforlængelse, så længe den adspurgte fristforlængelse anses for rimelig.

• Byggeklageenheden er på klageportalen, og derfor foregår kommunikation som udgangspunkt gennem klageportalen.
• I kan fortsat fremsende materiale til  med angivelse af sagsnr.
• Det vil være muligt at ringe til Nævnenes Hus Infocenter på 72 40 56 00 og blive stillet om til Byggeklageenheden.
  • Byggeklageenheden kan ikke garantere, at I kan tale med en bestemt sagsbehandler.

• Hvis I ønsker at genoptage en sag, skal Byggeklageenheden orienteres herom hurtigst muligt, da der ifølge byggeloven ikke er tillagt 1. instanserne remonstrationsadgang.
• Byggeklageenheden vil herefter enten kontakte klager, for at høre om klageren på baggrund af jeres oplysning, fortsat ønsker, at sagen skal behandles, eller om klagen trækkes tilbage, og sagen lukkes, eller også vil Byggeklageenheden træffe en afgørelse, hvor kommunens afgørelse ophæves og hjemvises. Valget mellem de to mulige løsninger afhænger af kommunens begrundelse for at ville genoptage sagen.
• I vil modtage besked om, hvorvidt klagen fastholdes, om klagen tilbagekaldes, og sagen dermed lukkes, eller om afgørelsen ophæves og hjemvises.

• I modtager afgørelsen via klageportalen.
  
• Det vil være muligt at stille konkrete spørgsmål til forståelsen af afgørelsen. Byggeklageenheden kan ikke rådgive eller vejlede jer i forhold til, hvordan I evt. skal genbehandle en sag.

I afgørelser, der kan påklages til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden, skal I indsætte en klagevejledning, der orienterer om, hvordan klagerne skal indgive en eventuel klage til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden. Klagefristen skal fremgå af vejledningen og det kan være en god idé at beskrive, hvem der er klageberettiget.

Eksempel på klagevejledning

Klage til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden

Klagen skal sendes til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden gennem klageportalen, som du finder på kpo.naevneneshus.dk. Du logger på klageportalen med MitID. Klagen skal være indgivet til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden inden 4 uger fra den dag, hvor afgørelsen er meddelt, jf. byggelovens §24, stk. 1. 

Du kan også klage pr. e-mail til , via e-boks eller som brev til

Nævnenes Hus
Att. Byggeklageenheden
Toldboden 2
8800 Viborg