Til kommuner

Nyttige informationer om sagens behandling i Byggeklageenheden

• Hvordan behandler Byggeklageenheden en klage?

  På baggrund af klagen oprettes en klagesag i klageportalen. Kommunen modtager en orinetering om klagen samt kopi af klagen. 

  På bagrund ad den indkomne klage, foretager Byggeklageenheden en indledende vurdering af, om de formelle betingelser for at behandle klage ner opfyldt. 

  Vurdere Byggeklageenheden, at de formelle betingelser ikke er opfyldt, vil kommunen modtage en afgørelse om, at klagen er afvist. 

  Vurderer Byggeklageenheden derimod, at de formelle betingelser umiddelbart er opfyldt, vil enheden anmode kommunen om en udtalelse til klagen. Fristen for udtalelsen vil typisk være 3 uger fra enhedens anmodning.

  Kommunen skal ligeledes sende udtalelsen til klageren samt eventuelle andre parter i sagen.

  På baggrund af kommunens udtalelse og eventuelle bemærkninger hertil fra klageren og eventuelle øvrige parter, vurderer enheden om sagen er tilstrækkeligt oplyst. Er sagen ikke tilstrækkeligt oplyst, vil enheden foretage yderligere høring. Såfremt sagen er tilstrækkeligt oplyst træffer enheden en afgørelse, der sendes til både kommunen og sagens parter.

  Der kan godt gå et stykke tid, fra sagen har været i høring til Byggeklageenheden træffer afgørelse.

• Sådan skal I behandle klagen

  Her finder I informationer om, hvordan I skal håndtere sager gennem klageportalen. Der er nemlig forskel på, hvordan I fremsender sager til Planklagenævnet igennem klageportalen, og hvordan processen for Nævnenes Hus, Byggeklageenheden er i klageportalen. 

  Alle klager, der bliver modtaget i Nævnenes Hus, Byggeklageenheden vil blive oprettet i klageportalen, også selvom klagen modtages via e-mail. Sådan at I har adgang til alle sager via klageportalen.

  Fremgangsmåden:

  Når klageren indgiver en klage til Byggeklageenheden gennem klageportalen, bliver sagen oprettet med det samme og kommunen får en advisering om, at der er indgivet en klage.

  En klage modtaget gennem f.eks. e-mail, vil blive oprettet og herefter synkroniseret med klageportalen, så I vil kunne se alle sager igennem klageportalen.

  Klageprocessen vil herefter være, som beskrevet her
  

  Kommunen og klager vil blive orienteret via klageportalen, når der kommer nyt på sagen. Andre parter på sagen bliver orienteret via Digital Post, da de ikke har adgang til klageportalen.

  Fortrolige oplysninger:

  Klager og dennes eventuelle repræsentant har adgang til alt materiale, I tilføjer på sagen i klageportalen. Vær opmærksom, hvis jeres sag indeholder fortrolige oplysninger, som ikke skal komme til klagers eller dennes repræsentants kendskab.

• Udtalelse og sagens akter

  Dette er en oversigt over, hvad Byggeklageenheden skal bruge fra jer, og hvad en udtalelse skal indeholde

  • Jeres resumé af sagen, herunder en præcisering af det hændelsesforløb der ligger forud for klagen.
  • Jeres stillingtagen til alle klagepunkterne. I skal angive, hvis et eller flere klagepunkter efter jeres opfattelse ikke vedrører byggeloven.
  • Oplysninger om, hvornår og via hvilket medie afgørelsen er sendt til klageren.
    • Dette har betydning for vurderingen af, om klageren er blevet individuelt klagevejledt, og hvornår afgørelsen er kommet frem.
  • En liste over sagens akter
  • Kopi af de relevante akter, der har indgået i jeres behandling af sagen, herunder ansøgningen, afgørelsen, rapporter, beregninger og evt. andet relevant.
    • Byggeklageenheden ønsker ikke en fuld aktindsigt af alle sagens dokumenter, fordi der kan være mange dokumenter, der ikke er relevante for Byggeklageenhedens behandling.
  • Mangler Byggeklageenheden yderligere dokumenter, vil Byggeklageenheden anmode jer om at fremsende dette.
    

• Tidsfrister

  • Byggeklageenheden fastsætter tidsfrister af hensyn til sagens fremdrift.
  • Kan I ikke nå at fremsende en udtalelse eller andet inden for den fastsatte frist, er det vigtigt, at I tager kontakt til Byggeklageenheden og meddeler, hvornår I forventer at kunne fremsende det efterspurgte.
  • Byggeklageenheden meddeler fristforlængelse, så længe den adspurgte fristforlængelse anses for rimelig.

• Kommunikation med Byggeklageenheden

  • Byggeklageenheden er på klageportalen, og derfor foregår kommunikation som udgangspunkt gennem klageportalen.
  • I kan fortsat fremsende materiale til byg@naevneneshus.dk med angivelse af sagsnr.
  • Det vil være muligt at ringe til Nævnenes Hus Infocenter på 72 40 56 00 og blive stillet om til Byggeklageenheden.
    • Byggeklageenheden kan ikke garantere, at I kan tale med en bestemt sagsbehandler.

• Kommunen ønsker at genoptage sagen

  • Hvis I ønsker at genoptage en sag, skal Byggeklageenheden orienteres herom hurtigst muligt, da der ifølge byggeloven ikke er tillagt 1. instanserne remonstrationsadgang.
  • Byggeklageenheden vil herefter enten kontakte klager, for at høre om klageren på baggrund af jeres oplysning, fortsat ønsker, at sagen skal behandles, eller om klagen trækkes tilbage, og sagen lukkes, eller også vil Byggeklageenheden træffe en afgørelse, hvor kommunens afgørelse ophæves og hjemvises. Valget mellem de to mulige løsninger afhænger af kommunens begrundelse for at ville genoptage sagen.
  • I vil modtage besked om, hvorvidt klagen fastholdes, om klagen tilbagekaldes, og sagen dermed lukkes, eller om afgørelsen ophæves og hjemvises.

• Byggeklageenheden træffer afgørelse

  • I modtager afgørelsen via klageportalen.
    
  • Det vil være muligt at stille konkrete spørgsmål til forståelsen af afgørelsen. Byggeklageenheden kan ikke rådgive eller vejlede jer i forhold til, hvordan I evt. skal genbehandle en sag.

• Inspiration til klagevejledning

  I afgørelser, der kan påklages til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden, skal I indsætte en klagevejledning, der orienterer om, hvordan klagerne skal indgive en eventuel klage til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden. Klagefristen skal fremgå af vejledningen og det kan være en god idé at beskrive, hvem der er klageberettiget.

  Eksempel på klagevejledning

  Klage til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden

  Klagen skal sendes til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden gennem klageportalen, som du finder på kpo.naevneneshus.dk. Du logger på klageportalen med MitID. Klagen skal være indgivet til Nævnenes Hus, Byggeklageenheden inden 4 uger fra den dag, hvor afgørelsen er meddelt, jf. byggelovens §24, stk. 1. 

  Du kan også klage pr. e-mail til byg@naevneneshus.dk, via e-boks eller som brev til

  Nævnenes Hus
  Att. Byggeklageenheden
  Toldboden 2
  8800 Viborg