Sådan skal I behandle klagen
Her finder I informationer om, hvordan I indsender klager og oplysninger til Planklagenævnet.
Forkert førsteinstans
Hvis klageren har valgt en forkert førsteinstans, er det den myndighed, som har modtaget klagen, der er ansvarlig for at videresende til korrekt førsteinstans. I klageportalen kan I videresende sagen direkte til en række førsteinstanser. Hvis den korrekte førsteinstans ikke er tilgængelig i klageportalen, kan I læse mere om processen her.
Genvurdering og evt. genoptagelse
Inden videresendelse af klagen til nævnet bør kommunen vurdere, om klagen giver anledning til at ændre afgørelsen (genoptagelse af sagen). Hvis kommunen beslutter at genoptage sagen, skal kommunen registrere det i klageportalen. Det betyder, at klagen afsluttes, og klagen skal i så fald ikke videresendes til nævnet.
Parter i sagen
Sagens parter er de personer, myndigheder, virksomheder og foreninger mv., der har en væsentlig, individuel interesse i sagen (det vil sige det forvaltningsretlige partsbegreb). Det kan f.eks. være en ansøger, lodsejer eller ejendommens ejer. I klageportalen indtastes de som "Anden part".
Det er kun klageren, klagerens eventuelle repræsentant og jer som førsteinstans, der har adgang til klageportalen. Andre parter bliver altså ikke orienteret om sagens dokumenter via klageportalen. Det er derfor vigtigt, at I orienterer eventuelle andre parter i klagesagen om klagen så hurtigt som muligt, hvis I beslutter at fastholde jeres afgørelse og derfor videresender klagen til nævnet.
Det er vigtigt, at I tilføjer eventuelle andre parter på klagesagen i klageportalen, så de fremgår på sagen, når I sender den til nævnet.
Beboere i området eller andre, som f.eks. har anmeldt et forhold eller sendt indsigelser til myndigheden, før der blev truffet afgørelse i sagen, er ikke sagsparter, medmindre de har en væsentlig individuel interesse i sagen.
Videresendelse til nævnet
Når I sender og oplyser en sag til Planklagenævnet, skal I:
- Efter klagefristens udløb sende klagen videre til Planklagenævnet via klageportalen. Nævnet skal som udgangspunkt have klagesagen 3 uger efter klagefristens udløb.
- Tilføje eventuelle andre parter på klagesagen, eksempelvis ansøger, lodsejer osv. i klageportalen, så sagen er fuldt oplyst, når nævnet modtager den.
- Sende al relevant materiale, som har indgået i jeres behandling af sagen, herunder ansøgningen.
- Sende en liste over alle akterne i jeres sag, ikke blot de dokumenter, som I sender til nævnet.
Klager bliver orienteret om jeres udtalelse via klageportalen, når klagen bliver videresendt til nævnet. I skal derfor sende en kopi af jeres udtalelse til de andre parter i klagesagen uden om klageportalen. Det skal fremgå af orienteringen, at parterne har en frist på 3 uger til at afgive bemærkninger til Planklagenævnet.
Fortrolige oplysninger
Klager og dennes eventuelle repræsentant har adgang til alt materiale, I lægger på sagen i klageportalen. Vær opmærksom, hvis jeres sag indeholder fortrolige oplysninger, som ikke skal komme til klagers eller dennes repræsentants kendskab.
Foreløbige klager
Hvis I modtager en foreløbig klage, skal sagen dog først sendes til nævnet, når I har modtaget den uddybende klage, og I har vurderet, om afgørelsen skal fastholdes. I bør fastsætte en frist for uddybning over for klageren og følge op. Hvis der går lang tid, uden at klageren uddyber klagen, kan I videresende klagen til nævnet. Vi beslutter herefter, om sagen må afgøres på det foreliggende grundlag eller eventuelt afvises, hvis klagen er uegnet til at danne grundlag for behandling af sagen.
I skal videresende klagen, selvom klagefristen er overskredet, eller klagen af andre grunde ikke kan behandles af nævnet, da det er nævnet, der i så fald skal afvise klagen.
Store filer
Hvis store kortplaner eller lignende fysiske sagsakter indgår i sagen, sendes disse separat pr. post eller elektronisk via sikker mail til . Vær opmærksom på, at I ikke må sende links indeholdende sagsmateriale.
De filer, som sendes via klageportalen, skal være adskilte og så vidt muligt navngivet efter deres indhold, dvs. ikke som sammenhængende tiff-fil eller pdf-fil med alle sagens dokumenter.