Spørgsmål og svar til klageportalen

Den gamle klageportal for natur-, miljø- og planområdet blev i slutningen af august 2018 erstattet af en ny fælles klageportal for Nævnenes Hus. Det betyder, at den eller de klager, du har indgivet via den gamle portal, er blevet flyttet til den nye portal.

Som noget nyt vil du fremadrettet få adgang til flere af sagens dokumenter direkte på klageportalen, ligesom den fremtidige korrespondance i sagen vil ske via portalen. Du vil modtage advisering via e-mail, når der er nyt i klagesagen.

Klager oprettet i den gamle klageportal

Hvis du ønsker at gense klager, som var oprettet før overgangen til den nye klageportal den 22. august 2018, skal du logge ind på den gamle klageportal.

Her kan du se en videoguide til, hvordan du ser en oversigt over dine klagesager i den gamle klageportal.

Klager oprettet i den nye klageportal

Når du logger ind på klageportalen, får du adgang til sagsdokumenter, som er oprettet efter den 18. september 2018. 

Du vil modtage advisering via e-mail, når der er nyt i klagesagen.

Fra oversigtssiden kan du klikke dig ind på den sag, hvor du vil tilføje ekstra bilag. Se eksempel her:

Klik på knappen "Tilføj dokumenter". Du får nu mulighed for at tilføje ekstra bilag ved at trykke på "Tilføj dokumenter" igen.

 NB: Vi gør opmærksom på, at personer og klagesager der figurerer på billederne ovenfor, er fiktive. 

Indgivelse af klage og efterfølgende kommunikation om klagesagen skal ske via klageportalen. Nævnet skal som udgangspunkt afvise en klage, der ikke er indgivet gennem klageportalen.

Der gælder dog en række undtagelser til dette:

• Hvis særlige forhold, f.eks. demens eller kognitiv funktionsnedsættelse, gør, at du ikke er i stand til at anvende digital selvbetjening.

• Hvis der er tale om en sagstype, hvor klagen ikke kan oprettes i klageportalen

Du kan læse om sagstyperne, undtagelser og procedure for fritagelse fra klageportalen her under "Fritagelse fra klageportalen".

Vores gamle hjemmeside www.nmkn.dk er lukket.

Du kan tilgå den gamle klageportal indtil den 1. februar 2019.

Alle dokumenter i sager, som den 22. august 2018 var indsendt til klagenævn, er gemt i Nævnenes Hus' sagsbehandlingssystem. Dokumenterne findes derfor stadig, selvom vi lukker for adgangen til at se dem i den gamle portal.

Hvis du allerede nu ved, at du ønsker at genbesøge de dokumenter, som du har uploadet på den gamle portal, anbefaler vi, at du downloader dokumenterne og gemmer dem lokalt hos dig.

Hvis du har en personligt ejet virksomhed, kan du anvende din private NemID, når du vil oprette en klage på din virksomheds vegne.

Hvis du er formand for en forening, kan du også bruge din private NemID, hvis foreningens tegningsregler indebærer, at du som formand kan tegne foreningen. Du skal vælge muligheden "jeg klager på egne vegne". 

Læs mere om reglerne for oprettelse af CVR-nummer og tilhørende NemID på virk.dk. 

Hvis du er formand for en forening, kan du også bruge din private NemID, hvis foreningens tegningsregler indebærer, at du som formand kan tegne foreningen. Du skal vælge muligheden "jeg klager på egne vegne". Angiv da under trin 2, personlige oplysninger, at du er "formand for foreningen xxx, dit fornavn og efternavn".

Læs mere om reglerne for oprettelse af CVR-nummer og tilhørende NemID på virk.dk.

Når du skal oprette en klage på vegne af en anden, skal du sørge for at have vedkommendes CPR- eller CVR-nummer klar.

Ved oprettelsen af klagen skal du indtaste dine egne oplysninger under trin 2 i klageoprettelsen, og derefter skal du under trin 3 i klageoprettelsen indtaste klagers oplysninger. Her kan du se, hvordan det ser ud:

Når du har indtastet oplysningerne vedrørende den klager, som du repræsenterer, sender klageportalen en mail til klageren.

I mailen bliver klageren bedt om at logge ind på klageportalen og bekræfte repræsentantskabet med NemID.

Klagesagen er først endeligt indgivet, når klageren har godkendt repræsentantskabet i portalen, og et eventuelt klagegebyr er betalt.

Fra oversigtssiden kan du klikke dig ind på den sag, hvor du vil tilføje ekstra bilag. Se eksempel her:

Klik på knappen "Tilføj dokumenter". Du får nu mulighed for at tilføje ekstra bilag ved at trykke på "Tilføj dokumenter" igen.

 NB: Vi gør opmærksom på, at personer og klagesager der figurerer på billederne ovenfor, er fiktive. 

Vores gamle hjemmeside www.nmkn.dk er lukket.

Du kan tilgå den gamle klageportal indtil den 1. februar 2019.

Hvis du er formand for en forening, kan du også bruge din private NemID, hvis foreningens tegningsregler indebærer, at du som formand kan tegne foreningen. Du skal vælge muligheden "jeg klager på egne vegne". Angiv da under trin 2, personlige oplysninger, at du er "formand for foreningen xxx, dit fornavn og efternavn".

Læs mere om reglerne for oprettelse af CVR-nummer og tilhørende NemID på virk.dk.

Når I har uploadet dokumenter på en sag, skal dokumenterne opmærkes med kategorier, som f.eks. "afgørelse", "klage" eller "aktliste".  

Det er også førsteinstansens ansvar, at klagen inklusive eventuelle bilag er mærket med "klage".  

Mærkning foretages ved at klikke på blyantikonet til højre i skærmbilledet, som du kan se her: 

Ønsker I at slette en mærkning, skal I klikke på krydset til højre  i skærmbilledet.

Som udgangspunkt skal alle sagens dokumenter og bilag opmærkes.

I klageportalen er det muligt at sammenføje flere klagesager sålededes, at sagerne kan behandles sammen.

Gruppering af sager kan f.eks. være relevant, hvis en kommune ønsker at behandle flere klager over en lokalplan sammen.

Når man har grupperet flere sager, sparer man en række arbejdsgange , idet man for en gruppering af sager kan foretage handlinger i portalen, som slår igennem på tværs af disse sager, f.eks. tilføje dokumenter til alle sager i en gruppering.

Vær opmærksom på, at tilføjede dokumenter i grupperingen bliver synlige for alle klagere i de pågældende sager! Dokumenter, som kun vedrører én sag i en gruppering, skal derfor tilføjes på den enkelte sag.

Svarskemaet skal udfyldes på hver enkelt sag, idet klagere kan være orienteret om afgørelsen på forskellig vis.

Sager kan grupperes ved at klikke på knappen "Opret gruppering". Sørg for at danne grupperingen, inden I tilføjer dokumenter på sagerne. Se her hvordan:

Herefter skal I angive klagenummer for de sager, som skal indgå i grupperingen. Se her hvordan:

I oversigten "Mine grupperinger" har du mulighed for at tilføje yderligere sager med status "Indsendt" til en gruppering. Du har også mulighed for at slette hele grupperingen. Pilene på billedet viser hvor:

Når I trykker på knappen "Genoptag", så afsluttes sagen og lukkes i klageportalen. Hvis genoptagelsen skyldes, at I som indklagede genovervejer jeres afgørelse, bør I tilføje et dokument til klagen med begrundelse om hvorfor, inden I trykker på "Genoptag". Husk også at orientere eventuelle parter som kender til klagen.

Hvis I ved en fejl er kommet til at genoptage sagen, skal I sende en e-mail til og bede om genåbning af sagen. Husk i dette tilfælde at orientere klager om fejlen.

Svarskemaet findes under den orangegule boks i højre side af skærmbilledet. Tryk på symbolet med den sorte pil for at tilgå svarskemaet. Her kan du se hvordan:

Der er forskellige statusser i klageportalen, som har forskellige betydninger. Betydningerne kan I læse her.

"Udfyldt"

Klager der har status ”Udfyldt” er på vej til jer, men mangler f.eks. betaling eller godkendelse af repræsentant. Fremgår betalingskvittering på klagen, så er det godkendelse af repræsentant, der mangler.

"Indsendt"

Når I får advis om, at der ligger en ny klage klar til behandling, vil den i klageportalen have status som ”Indsendt”. Advis sendes altid til jeres officielle e-mailadresse.

Øvrige statusser

Der er en række andre statusformuleringer, som anvendes, når klagen er oversendt til nævnet, f.eks. ”Under sekretariatsbehandling”. Disse statusser kræver umiddelbart ingen handling fra jeres side. I kan se en samlet oversigt over statusser her.

Det er vigtigt, at I er opmærksomme på, at klager kan tilgå alle dokumenter, der uploades i portalen. 

Hvis dokumenter som f.eks. har karakter af interne dokumenter hos jer, eller indeholder personfølsomme oplysninger om andre personer end klager, skal indgå i nævnets behandling af sagen, skal I sende disse dokumenter via e-Boks direkte til Nævnenes Hus. Angiv venligst sagsnummer i emnefeltet.

Vores gamle hjemmeside www.nmkn.dk er lukket.

Du kan tilgå den gamle klageportal indtil den 1. februar 2019.

Hvis I ønsker at uploade yderligere dokumenter i en sag, skal I logge ind på den nye klageportal. Der er kun kiggeadgang til den gamle portal, men hvis I ønsker at se dokumenter, som var indsendt før den nye portal gik i luften, skal I logge ind på den gamle portal.